Die Einladung erfolgt nach § 24 WEG in Textform; die Frist soll grundsätzlich mindestens drei Wochen betragen. Jeder Beschlussgegenstand braucht eine erkennbare Tagesordnung, belastbare Entscheidungsunterlagen und einen so eindeutigen Beschlusswortlaut, dass Ergebnis und Umsetzung später nachvollziehbar sind.
Fachliche Grundlagen: Eigentümerversammlung vorbereiten dokumentieren
Mindestens eine Versammlung im Jahr
§ 24 Abs. 1 WEG verpflichtet den Verwalter, die Wohnungseigentümerversammlung mindestens einmal jährlich einzuberufen. Weitere Einberufungsfälle können aus Vereinbarung oder einem qualifizierten Eigentümerverlangen folgen.
Textform und Drei-Wochen-Regel
Nach § 24 Abs. 4 WEG erfolgt die Einberufung in Textform. Die Frist soll, sofern kein Fall besonderer Dringlichkeit vorliegt, mindestens drei Wochen betragen; Versandzeitpunkt, Empfängerliste und gewählter Zustellweg werden dokumentiert.
Beschlussgegenstand muss bezeichnet sein
§ 23 Abs. 2 WEG verlangt für die Gültigkeit eines Beschlusses, dass sein Gegenstand bei der Einberufung bezeichnet ist. Tagesordnung, Anlagen und Beschlussentwurf müssen deshalb erkennen lassen, worüber entschieden werden soll.
Abstimmung und Vollmacht
§ 25 WEG nennt die Mehrheit der abgegebenen Stimmen, grundsätzlich eine Stimme je Eigentümer und Textform für Vollmachten. Gemeinschaftsordnung, Stimmrechtsausschlüsse und mehrere Berechtigte einer Einheit sind vor der Abstimmung zu prüfen.
Niederschrift unverzüglich
§ 24 Abs. 6 WEG verlangt unverzüglich eine Niederschrift über die gefassten Beschlüsse und bestimmt die Unterschriften. Verkündeter Wortlaut, Abstimmungsergebnis und Anlagen müssen im Protokoll eindeutig zugeordnet sein.
Voraussetzungen und Abgrenzungen
- Einberufungsbefugnis und aktuelle Eigentümer-/Zustellliste prüfen.
- Jeden Beschlussgegenstand konkret in der Tagesordnung bezeichnen.
- Entscheidungsunterlagen, Angebote, Kostenrahmen und Verteilung vorab bereitstellen.
- Stimmrecht, Vollmachten und mögliche Ausschlüsse vor der Auszählung klären.
- Verkündete Beschlüsse wortgetreu protokollieren und unterschreiben lassen.
Entscheidungskontrolle
- Ist jeder Beschlussgegenstand in der Einladung so konkret bezeichnet, dass Tragweite, Kosten und Handlungsziel erkennbar sind?
- Ist die Drei-Wochen-Regel nach Versand- und Zugangsdaten nachvollziehbar oder eine besondere Dringlichkeit tatsächlich dokumentiert?
- Sind Teilnehmerstellung, Vollmacht, Stimmrecht und möglicher Ausschluss vor der Abstimmung geprüft und im Protokoll festgehalten?
- Stimmen endgültiger Antrag, gezählte Stimmen, verkündetes Ergebnis, Niederschrift und späterer Eintrag in der Beschlusssammlung wortgetreu überein?
Schritt für Schritt vorgehen
- Schritt 1.Versammlungsbedarf, Einberufungsbefugnis, Termin und Form festlegen.
- Schritt 2.Anträge sammeln und in klar bezeichnete Beratungs- und Beschlusspunkte übersetzen.
- Schritt 3.Zu jedem Punkt Sachverhalt, Alternativen, Kosten, Finanzierung und Beschlussentwurf vorbereiten.
- Schritt 4.Einladung in Textform mit Anlagen versenden und die Drei-Wochen-Regel beziehungsweise besondere Dringlichkeit dokumentieren.
- Schritt 5.Teilnehmer, Vertretungen und Stimmrechte vor Beginn feststellen.
- Schritt 6.Beratung, Antrag, Abstimmung, Ergebnis und verkündeten Wortlaut getrennt protokollieren; Beschlusssammlung anschließend aktualisieren.
Unterlagen und Arbeitspapiere
- Aktuelle Eigentümer- und Zustellliste
- Einladung, Tagesordnung und Versandprotokoll
- Anträge, Angebote und Entscheidungsvorlagen
- Beschlussentwürfe mit Kosten und Finanzierung
- Vollmachten und Teilnehmerliste
- Abstimmungs- und Verkündungsprotokoll
- Unterschriebene Niederschrift und Beschlusssammlung
| Prüfpunkt | Benötigter Nachweis | Ergebnis der Prüfung |
|---|---|---|
| Empfänger | Eigentümer-/Zustellliste | Einladung vollständig adressiert |
| Tagesordnung | Antrag/Beschlussentwurf | Gegenstand nach § 23 Abs. 2 erkennbar |
| Frist | Versandprotokoll | Mindestens drei Wochen oder Dringlichkeit belegt |
| Stimmrecht | Vollmacht/Gemeinschaftsordnung | Teilnahme und Stimme geprüft |
| Beschluss | Niederschrift | Wortlaut, Ergebnis, Verkündung und Unterschriften vollständig |
Typische fachliche Fehler
- Wesentlichen Beschlussgegenstand nur unter 'Sonstiges' ankündigen.
- Drei-Wochen-Regel ohne dokumentierte besondere Dringlichkeit verkürzen.
- Kosten oder Angebote erstmals während der Abstimmung offenlegen.
- Vollmacht ohne die nach § 25 Abs. 3 WEG erforderliche Textform akzeptieren.
- Abstimmungsergebnis, verkündeten Wortlaut und Niederschrift miteinander vermischen.
Fristen und Zeitbezug
- Die Einberufungsfrist soll nach § 24 Abs. 4 WEG grundsätzlich mindestens drei Wochen betragen; besondere Dringlichkeit muss als Ausnahme dokumentiert werden.
- Nach § 24 Abs. 6 WEG ist die Niederschrift unverzüglich aufzunehmen.
- Anfechtungsklage muss nach § 45 WEG innerhalb eines Monats nach Beschlussfassung erhoben und innerhalb zweier Monate begründet werden; bei Konflikten sofort Rechtsberatung einschalten.
Praxisbeispiel
Für eine Fassadensanierung enthält die Einladung nicht nur 'Sanierung', sondern Angebote, Kostenrahmen, Finanzierung, Verteilungsfrage und einen eindeutigen Beschlussentwurf. Eigentümer können die wirtschaftliche Tragweite vor dem Termin prüfen.
In der Versammlung wird ein Änderungsantrag gestellt. Der Vorsitzende liest den endgültigen Wortlaut vor, lässt darüber abstimmen, verkündet das Ergebnis und übernimmt genau diesen Wortlaut in Niederschrift und Beschlusssammlung.
Fachliche Grenze: Bei hybrider Teilnahme, komplexer baulicher Maßnahme oder konfliktträchtigem Beschluss sollte die Einladung und Formulierung vorab WEG-rechtlich geprüft werden.
Passend weiterlesen: Beschlüsse und Beschlusssammlung führen WEG-Verwaltung: Aufgaben und Zuständigkeiten
Häufige Fragen
Welche Einberufungsfrist gilt?
Nach § 24 Abs. 4 WEG soll die Frist grundsätzlich mindestens drei Wochen betragen, sofern kein Fall besonderer Dringlichkeit vorliegt.
Darf unter 'Sonstiges' beschlossen werden?
Für einen gültigen Beschluss muss der Gegenstand nach § 23 Abs. 2 WEG bei der Einberufung bezeichnet sein. Wesentliche Entscheidungen gehören konkret in die Tagesordnung.
Welche Form braucht eine Vollmacht?
§ 25 Abs. 3 WEG verlangt Textform.
Wie schnell muss das Protokoll erstellt werden?
§ 24 Abs. 6 WEG verlangt eine unverzügliche Niederschrift. Das Gesetz nennt dafür keine starre Zahl von Tagen.
Quellen und Rechtsgrundlagen
Für Eigentümerversammlung vorbereiten und dokumentieren bilden die folgenden amtlichen Primärquellen den Ausgangspunkt. Maßgeblich ist die zum konkreten Steuerjahr, Beschluss oder Verwaltungsvorgang geltende Fassung; Arbeitspapiere ersetzen keine fachliche Einordnung.
- § 23 WEG – WohnungseigentümerversammlungBundesministerium der Justiz / Bundesamt für Justiz · geprüft am 07.10.2026
- § 24 WEG – Einberufung, Niederschrift und BeschlusssammlungBundesministerium der Justiz / Bundesamt für Justiz · geprüft am 07.10.2026
- § 25 WEG – BeschlussfassungBundesministerium der Justiz / Bundesamt für Justiz · geprüft am 07.10.2026
- § 45 WEG – Fristen der AnfechtungsklageBundesministerium der Justiz / Bundesamt für Justiz · geprüft am 07.10.2026
Wichtiger Hinweis
Dieser Fachratgeber erläutert die dokumentarische Vorbereitung von Eigentümerversammlung vorbereiten und dokumentieren. Er bietet allgemeine Information und Organisationshilfe, aber keine Steuerberatung und keine Rechtsberatung. Lassen Sie steuerliche Einordnungen, strittige Beschlüsse, unklare Zuständigkeiten, erhebliche finanzielle Folgen und laufende Rechtsbehelfsfristen durch eine qualifizierte Steuer-, WEG- oder Rechtsberatung prüfen.
